北京市司法局关于印发

《北京市公证质量管理办法》的通知

京司发〔2021〕52 号

各区司法局，市公证协会，各公证处：

为进一步加强公证行业监管，净化执业环境，提升服务质效，制定《北京市司法局公证质量管理办法》。现予印发，请认真贯彻执行。

北京市司法局

2021年10月27日

北京市司法局公证质量管理办法

第一条  为加强公证质量管理工作，规范公证质量检查活动，根据《中华人民共和国公证法》（以下简称《公证法》）《公证程序规则》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》等有关法律法规规章，制定本办法。

第二条  北京市司法局负责全市公证质量的监管，并组织开展全市公证质量检查工作。

区司法局负责所属公证机构公证质量的监管，定期开展公证质量检查工作。

第三条  北京市公证协会应当履行行业自律管理职责，发挥服务和自治监督作用，在市司法局指导下配合开展公证质量检查工作，并针对公证质量问题制定行业指导意见。

第四条  公证机构应当建立健全质量管控机制，规范开展公证执业活动，并设专人负责公证质量管理工作。

第五条  公证质量管理的范围包括：

（一）公证机构制度建设；

（二）公证机构和公证员执业活动；

（三）公证卷宗档案管理；

（四）公证投诉、复查、过错赔偿情况；

（五）法律、法规和司法部规定的其他公证质量事项。

第六条  公证机构应当建立健全办证审批、档案管理、质量监控、年度考核、执业过错责任追究等制度。

第七条  公证机构应当落实主任负责制和岗位目标责任制， 职责明确，奖惩分明，管理规范。

第八条  公证机构应当加强公证员服务规程、礼仪规范、文明用语、设备应用等方面培训，提高服务能力。

第九条  公证机构应当在接待服务场所公示收费标准、业务范围、办证程序、公证员情况、投诉举报电话等信息，接受社会监督。

第十条  公证机构受理公证申请后，应当指派承办公证员按照办证规则要求亲自办理公证。

公证机构其他工作人员不得由以公证员名义承接办理公证。

第十一条  公证机构办理涉及财产处分、人身关系变更等重大公证事项，应当严格审查公证申请目的和公证书用途，充分告知当事人权利义务，释明法律风险，对事实问题排除合理怀疑；对询问、告知及签署公证证明文件的过程，应当按有关规定进行录音、录像，并附卷备查。

第十二条  公证机构应当严格执行内部办证审批制度。公证机构负责人或者被指定负责审批的公证员不得审批自己承办的公证事项。重大疑难公证事项应当经公证机构集体讨论。

公证机构应当根据公证质量检查情况，调整主办公证员资格。

第十三条  公证机构应当将公证书发送给当事人本人或其指定的代理人。当事人要求通过邮寄方式发送的，邮寄凭证应当粘贴附卷。截至归档期限，当事人尚未领取公证书的，应当将公证书附于卷宗后一并归档。

第十四条  公证机构应当严格执行《公证程序规则》《公证档案管理办法》等关于公证文书和相关材料立卷、归档规定。已经完成归档的，不得涂改、增删内容。档案管理人员发现案卷被拆封，文件材料缺少、涂改、增删、污损等，应当及时向公证机构负责人报告。

第十五条  公证机构应当认真处理当事人提出的复查申请和投诉，及时查处和纠正执业问题。

撤销、补正公证书应当按时向市公证协会备案。

第十六条  市司法局根据工作实际，组织制定全市公证质量检查工作方案和检查标准。

公证质量检查结果分为优秀、合格、基本合格和不合格。

第十七条  公证机构、公证员存在下列情形的，应当作为公证质量检查的重点对象：

（一）近六个月受到过行业惩戒、行政处罚的；

（二）上一年度质量检查结果为基本合格、不合格的；

（三）未按照司法行政机关、公证协会的要求进行整改的；

（四）接到复查申请或收到投诉、信访比较集中的。

第十八条  公证质量检查主要采取定期现场检查和随机抽查的方式，并结合投诉、舆情、上级督办等情况开展专项检查、个案检查。

第十九条  市司法局负责组织开展全市公证质量检查工作， 每年定期组织对全市公证机构的公证质量检查。

区司法局负责组织开展区级公证质量检查工作，根据实际情况每季度组织一次对区所属公证机构的公证质量检查，配合市司法局开展全市公证质量检查工作。

第二十条  公证质量检查可以与行政执法检查相结合，按照“双随机一公开”要求，将公证质量检查作为专项执法检查事项及时录入北京市行政执法信息服务平台。

第二十一条  市公证协会应当在市司法局指导下建立第三方公证质量评估机制，定期开展公证质量群众满意度测评。

第二十二条  公证机构定期组织人员开展公证质量自查，重点自查对本机构公证员执行管理制度、投诉案件处理、窗口服务接待等内容。

第二十三条  公证机构和公证员应当积极配合检查，不得谎报、隐匿、伪造、销毁相关证据材料。

第二十四条  公证质量检查中发现公证机构、公证员有违反《公证法》《公证程序规则》等行为的，应当由司法行政机关依据《公证法》及有关执业管理办法给予相应的行政处罚。

违反公证行业规范行为的，由市公证协会给予相应的行业处分；违反公证机构内部管理制度的，由公证机构给予相应处理。

公证质量检查中发现涉及治安管理处罚、刑事犯罪的，移送公安机关依法处理；涉及违反党规党纪或存在职务违法行为的，移送纪检监察机关依法依规处理。

第二十五条  公证质量检查结果为基本合格或不合格的，应当根据有关公证法律法规及公证机构内部公证审查、审批制度, 由承办公证员、审批人分别承担相应的责任。

公证机构可以通过绩效考核、暂停公证业务等手段，加强公证质量的监督。

第二十六条  公证员因涉及错证、假证给当事人、公证事项的利害关系人造成损失，由公证机构承担相应的赔偿责任，公证机构在履行赔偿责任后，可以向负有责任的公证员追偿。

第二十七条  因涉嫌违法违规违纪或者有违反本规定的行为，公证员被司法行政机关或者纪检监察机关予以立案调查，公证机构认为该公证员不宜继续履行职责的，可以暂停其执业。

第二十八条  本规定由北京市司法局负责解释。

第二十九条  本规定自2021年10月27日起施行。