北京市司法局办公室关于印发

《北京市司法局档案管理办法》等六项

档案工作制度的通知

 

京司办发〔2019〕54号

 

市局机关各处室、各直属单位：

为加强档案管理工作，进一步规范档案业务，现将《北京市司法局档案管理办法》《北京市司法局基建档案管理办法》《北京市司法局实物档案管理办法》《北京市司法局声像档案管理办法》《北京市司法局会计档案管理办法》《北京市司法局机关文书档案保管期限表》印发，请认真执行。

 

 

            北京市司法局办公室

2019年12月3日  

 

北京市司法局档案管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为加强市局档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和北京市档案管理工作的有关规定，结合我局实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指在工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

本办法所指档案材料包括：文书档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案等。

第三条  局主要领导对档案工作负总责，主管局领导负主管责任，相关局领导按照分工负分管责任。

各处室负责人是本处室档案管理工作的第一责任人。各处室应将档案工作纳入处室工作计划，明确相关人员的职责要求，并指定一名工作人员负责本处室需归档文件材料的收集、鉴定、整理、立卷、归档等工作。

第四条   各处室应当保持档案工作人员的相对稳定，上岗前必须进行档案专业知识培训，并定期接受档案部门的培训。

第五条  档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于各方面利用。

第二章  档案管理部门及其职责

第六条  办公室是档案管理的工作机构，负责指导各处室做好文件材料的收集、立卷、归档等工作，落实各项工作部署；制定文件材料归档范围与文书档案保管期限；负责档案库房的建设管理和各类档案的统一保管；组织开展档案工作业务培训及宣传教育活动。

第七条  各处室应配备兼职档案员负责本部门档案管理工作。兼职档案员应认真履行职责，做好本处室年度文件材料的归档工作，兼职档案员调整时须报局办公室备案。

第八条  专、兼职档案工作人员应热爱本职工作、忠于职守、遵守纪律、保守秘密、热情服务，并具备一定的专业知识。

第三章  档案的管理

第九条  各处室应将归档的文件材料收集齐全，在规定时间内向办公室移交。任何单位和个人不得拒绝归档或者据为已有。

第十条   档案的管理和利用应依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定，做好保密工作。

第十一条  定期鉴定档案的保存价值，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。对有永久保存价值的档案，定期向北京市档案馆移交。

第十二条  各处室制定的本专业档案管理办法，应报局办公室审核，经市档案局批准后方可实施。

第十三条  各处室不能擅自接收所属下级单位及个人的各类档案，如确实需要交我局保管的档案，需经主管局长批准。

第四章  档案的利用

第十四条  建立健全档案借阅制度，按照借阅制度规定的范围提供利用。

第十五条  借阅档案时，应办理借阅手续，并及时归还所借阅的档案。利用档案的单位和个人，都要自觉维护档案的安全和完整，严禁私自将借阅的档案拆散及复制，绝对禁止将借阅的档案转借其他单位和个人。

第五章  奖惩与法律责任

第十六条  局办公室对全局年度归档工作将每年进行检查一次，对归档优秀处室进行表扬，对归档不合格处室进行通报批评，并限期进行整改。

第十七条  对违反档案管理制度，造成档案实体和档案信息损失的，除立即采取补救措施外，必须在事后24小时内书面上报局办公室。局办公室将会同有关部门依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，视情节轻重对直接负责的主管人员或其他直接人员做出相应处罚。构成犯罪的，要移交司法机关，依法追究其刑事责任。

第六章  附  则

第十八条  本办法自发布之日起施行。2011年11月7日印发的《北京市司法局档案管理工作相关制度》和2014年9月18日印发的《北京市人民政府法制办公室档案管理办法》同时废止。

 

北京市司法局档案接收规定

 

为做好我局档案接收工作，规范档案接收中工作程序，根据我局实际情况，制定本规定。

第一条  各处室领导及档案工作人员，应坚持档案集中统一管理的原则，严格按照文件材料的归档范围，及时收集、整理和妥善保管，任何人员不得据为已有。

第二条  各处室移交的档案必须符合案卷质量标准，不符合质量标准的一律不予接收。

第三条  办公室在接收档案时，各处室兼职档案员应将文件编制好文件归档目录和电子版一同移交。经办公室档案人员按照目录清点无误，验收质量符合要求后，由交接双方在档案移交目录上签字，一份存办公室档案科，一份本处室留存，以备查找。

第四条  档案接收工作每年由办公室安排时间统一进行。

第五条  局领导及机关工作人员外出考察、学习、开会带回的重要文件及材料，经系统整理后，及时向办公室移交归档。如带回的文件材料急需使用，应先交办公室备案登记，用完后及时退还。

第六条  本规定自发布之日起施行。

 

北京市司法局档案保管规定

 

为做好档案的保管工作，加强档案库房的管理，确保档案安全，根据我局实际情况，制订本规定。

第一条  档案库房由局办公室统一管理。

第二条  建立健全档案的收进移出、借阅登记及统计制度。

第三条  保持库房案卷分类明确，摆放整齐，归还的档案资料要及时放回原处，不得随手乱扔乱放。

第四条  对档案的保管情况，定期检查核对一次，发现问题及时处理，对破损或字迹褪变的档案及时修复抢救。

第五条  健全和完善各种检索工具，并保存一式两份，已备查考利用。

第六条  对档案库房要做到随时检查，发现问题及时汇报，及时处理，做好档案“八防”工作，确保档案材料的安全。

第七条  档案工作人员离开办公室时，应随时关窗锁门，下班后应将桌上的档案资料全部放入抽屉或柜内锁好。

第八条  本规定自发布之日起施行。

 

北京市司法局档案保密规定

 

为确保党和国家机密的安全，有效地开发利用档案，根据我局实际情况，制订本规定。

第一条  档案工作人员要严格遵守保密制度，忠于职守，遵守纪律，强化保密意识，执行保密规定，确保档案材料的安全。

第二条  接收档案时要严格履行有关手续，认真核查移交清册，及时入柜上锁，对密级文件采取相应的保密措施。

第三条  档案工作人员应不断增强保密意识，在任何场所或对任何人不得随意谈论涉密档案的具体内容，不私自复制和摘抄文件资料，不用普通电话办理涉密文件、资料的查询，不带亲属、朋友进入档案库房。

第四条  在日常提供涉密文件利用时，应严格执行涉密文件借阅制度。

第五条  档案人员因需要调离工作岗位时，要做好涉密文件的清点和移交工作。

第六条  本规定自发布之日起施行。

 

 

 

 

北京市司法局档案借阅规定

 

为保护档案的完整与安全，充分发挥现有各类档案的作用，为机关工作提供有效的服务，根据我局实际情况，制订本规定。

第一条  档案提供利用的范围包括：文书档案、执业档案（律师、公证、司鉴）、会计档案、基建档案、法律职业资格档案、审计档案、声像档案、照片档案、实物档案。

第二条  借阅档案方式包括：查阅、借阅、电话咨询、复印。

第三条  借阅人员要妥善保管借出的档案，归还时间不得超过七天。如需延长借阅时间，应办理续借手续，否则档案科将按期追回。

第四条  档案工作人员对收回的档案要认真检查，防止档案损坏、散失、缺页。

第五条  利用档案的单位和个人，都要自觉维护档案的安全和完整，不准在案卷上折叠、勾画、涂改和变更档案材料的字迹。如有违反者将按规定严肃处理。

第六条  外单位人员查阅档案时，须由相关业务处室人员代为查阅。

第七条  各类档案需处室领导审批后方可查阅。

第八条  借阅党委会记录、局长办公会记录，及党委文件等须经局长批准后方可借阅。

第九条  借阅带密级文件，须经办公室主任和分管处局领导签字后方可借阅。

第十条  本规定自发布之日起施行。

 

 

 

 

 

北京市司法局档案鉴定和销毁规定

 

为做好我局档案的鉴定和销毁工作，根据我局实际情况，制订本规定。

第一条  鉴定档案工作应按国家有关部门的规定，以档案保管期限为标准进行。

第二条  文书档案（包括执业档案）的保管期限分为永久、定期（含30年、10年）三种。对需长远利用的档案，划分为永久保管；对档案长时期内需要查考利用的档案，划分为定期，保管期限为30年；对相对较短时期内需要查考利用的档案，划分为定期保管，保管期限为10年。

第三条  经过鉴定确认无保存价值的，根据保管期限规定的保存期满后，可以进行销毁。

第四条  鉴定方法采用直接鉴定法，以案卷为单位，本着保存从宽，销毁从严的原则，从对档案的内容成分、完整程度、利用价值等进行全面综合分析的基础上来确定。

第五条  鉴定档案工作应由专人负责，主管局长审核，具体鉴定工作由主管档案工作的领导，有关部门的业务人员及档案工作人员共同进行。

第六条  经过鉴定对仍有保存价值的案卷应重新制定保管期限；对确无保存价值的档案进行登记造册，连同鉴定报告一并报主管领导审批后方可销毁。

第七条  销毁档案时，应由两人以上在指定地点监销，不准随意抛弃或出售。

第八条  档案销毁后，应销毁清册上注明“已销毁”及销毁日期，监销人员应在销毁清册上签字，同时存入档案库房内永久保存。

第九条  本规定自发布之日起施行。

 

 

北京市司法局专职档案员岗位职责

 

为确保档案工作顺利开展，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，我局配备专职档案人员，负责对档案进行的收集、整理、保管、利用等工作，具体职责如下：

一、专职档案人员必须政治可靠，思想进步。忠于职守，严守国家机密，遵纪守法，爱岗敬业，具备专业知识，对档案工作尽职尽责，热情、周到、细致的做好档案的管理和服务工作。

二、认真学习贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的规章制度，努力实现档案工作的科学化、规范化。

三、组织开展局机关及直属单位的档案管理工作的检查、评比活动，及时总结推广档案管理中的经验做法。

四、做好局机关及直属单位兼职档案人员的管理工作，并定期进行业务培训。

五、结合工作实际，不断补充、完善各项档案管理规章制度，统一管理全局的档案。监督、指导各处（室）及直属单位兼职档案员工作。

六、制定并组织实施全局年度档案归档工作计划，按要求及时、齐全、完整地做好档案的归档工作。

七、做好档案的统计、利用、鉴定、销毁和向档案馆移交永久保存的档案工作。

八、熟悉并掌握库藏档案的内容，注意收集反馈信息，积极开展档案编研工作。

九、保持档案库房的清洁卫生，做好档案库房的“八防”工作。

 

 

 

北京市司法局兼职档案员岗位职责

 

为确保档案工作顺利开展，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，我局配备兼职档案人员，负责对本部门产生的档案进行收集、整理等工作，具体职责如下：

一、积极参加档案部门组织的业务培训和继续教育培训，并配合、协助局办公室档案部门开展工作。

二、兼职档案员在档案工作上，要接受上级有关管理机关和局办公室档案科的业务检查、监督、指导。

三、兼职档案员要认真学习《档案法》、《保密法》以及档案的相关规定。

四、兼职档案员应积极宣传《档案法》，认真贯彻执行档案工作有关方针政策，认真执行我局归档制度。根据本单位业务范围和当年工作任务，将办理完毕的各种门类、各种载体的文件材料，按照各类档案管理规定及质量要求，及时收集归类，核对准确，加以系统整理，组成案卷及电子文件，并按照每年归档时间要求，向局办公室档案科移交。

五、兼职档案员应与局办公室档案科保持密切联系，及时反映本处（室）人员对档案工作意见和要求，积极做好本处（室）组织的重大活动文件材料的收集、整理、移交工作。局办公室档案科根据具体情况，有针对性地到各部门帮助解决档案方面存在的问题，充分发挥兼职档案员的作用，使我局档案工作形成良好的管理网络。

六、做好本处（室）签发文件的归档工作。及时收集和积累将要归档的文件材料，按时移交办公室档案科。

七、对本部门档案的收集和保管负责。有权检查本部门对档案管理制度的贯彻执行情况，对违反档案管理制度者提出批评意见并督促及时纠正。

 

北京市司法局审计部门档案员职责

 

为做好我局审计工作档案的收集、整理工作，制订审计部门档案员职责。

一、认真学习贯彻执行《档案法》、《保密法》、《审计法》及国家关于审计档案管理工作的法规,熟悉我局审计档案管理工作的各类规章制度。

二、负责审计部门审计文件材料的立卷和归档工作，并按规定时间向办公室档案科移交上年度的审计档案，做好移交工作。

三、按照有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定工作，为审计工作服务。

四、定期协助局办公室档案科对库存审计档案进行鉴定。

五、对本部门审计档案的收集和保管负责。有权监督本部门对审计档案管理制度的贯彻执行情况，对违反档案管理制度者提出批评意见并督促及时纠正。

六、严格执行审计档案借阅制度，与办公室档案部门人员共同做好审计档案的借阅工作。

 

关于正确使用书写工具

起草批改各类文件的规定

 

根据档案规章制度的有关规定，为了延长档案材料的使用寿命和保存期限，同时也为了规范档案管理，提高档案质量，最大限度地使各种档案长久地发挥作用，特规定如下：

一、各级领导应重视档案工作，加强对全体工作人员的档案常识教育，提高档案意识，充分认识正确使用文字书写工具和书写方法，对档案长久保存所具有的重要意义。

二、起草文稿、填写报表，一律使用A4耐久的纸张，禁止使用背面印有与归档文件材料无关的废旧纸张，左侧要留有装订边3厘米，上白边要分别宽于下、右白边。

三、起草、修改或批示各类文件，填写各种报表，一律要使用毛笔、钢笔或黑色签字笔，并使用耐久性好的墨水，如：墨汁、炭素墨水、蓝黑墨水。严禁使用耐久性能差（纯蓝墨水、红墨水等）墨水的笔，圆珠笔、铅笔和用复写纸书写文件材料。

四、对使用不符合要求的书写工具所形成的文稿、报表等，办公室公文审核部门提出修改意见，退回文件起草部门（个人）重新起草，以确保档案质量。

五、各级领导批示、批改文件、文稿时，为了确保文件清洁、清楚，完整地记录下文件批办过程，应在文件签发单或文件传阅单领导批示栏内进行书写，如不够地方应另外加张A4白纸，留出装订边后继续书写。切忌在文件签发单和文件传阅单左侧书写，以免影响归档装订。

六、有关部门在购置办公用品时，应按规定要求采购、印制书写材料，并及时提供给使用者。

七、各级领导和单位专、兼职档案员应对本规定的执行情况进行监督。

八、本规定自发布之日起施行。

 

北京市司法局

文书档案立卷归档规定

 

为加强我局机关档案工作的业务建设，逐步实现档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为司法行政工作服务。现根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》规定，结合我局实际情况，制定本规定。

一、立卷的原则及要求

1、文件齐全完整，能够反映文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系，便于利用保管和鉴定。

2、文件材料在组卷时应以问题为主，不能按问题时，可以按同一时间、同一地区、同一文件名称、同一文种等特征立卷。

3、应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件及多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开立卷。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示要放在批复文年立卷；专题、重大事件的文件材料放在办理完毕年立卷；跨年度的规划、预算放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、决算放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件、重大活动的启动放在会议、活动开幕年立卷。

5、不同保管价值的文件，应当分别立卷。保管期限不一致的同一问题的文件，数量过少时可以立一卷，以文件保管期限最长的为准。

6、凡归档的文件，必须留原件存档，以保证档案的质量和延长期限使用。重要文件需要留处室使用的，可经主管领导批准后进行复印，但原件必须归档。

7、一个问题的文件页数较多时组成数卷，一卷最多不得超过100页。

二、卷内文件的排列

1、卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机的整体。一般采取按时间顺序排列和重要程度排列两种方法。

2、按时间顺序方法排列。即：按文件依次产生的时间顺序排列。

3、按重要程度排列。即：结论性的文件在前，依据材料在后。即：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要文件的历次排列在定稿之后等。

4、案卷立卷顺序应为：档案卷皮、卷内目录、文件材料、备考表（卷底）。

三、案卷的整理方法

1、编号

卷内文件材料排列好后，应用阿拉伯数字在有文字和图表的页上逐页编号，页号位置统一编写在正页的右上角。双面书写的文件两面编号，背面编在左上角，折叠页、大小页均算一页。

2、卷内目录的填写

卷内目录应用计算机输入填写，打印一份订于卷内，另一份电子版交档案科，以备日后查考利用。卷内目录的填写要准确、清晰。

有关内容按以下要求填写：

（1）顺序号：指卷内文件的实际件数。

（2）责任者：填写制发文件的机关（全称）或个人。

（3）题名：填写文件标题，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名，但无实质内容的应重新拟写，并外加[]号；

（4）日期：填写文件制发或领导批示时间（年、月、日），没有时间的文件要考证清楚再填写。

（5）页号：填写每份文件的起始页号，卷内最后一份文件填写起止页号。

3、备考表的填写

有关文件材料的说明，应逐项填写清楚，如：卷内文件的缺损、修改、补充、移交、销毁等情况。如无情况说明，也应将立卷人姓名和立卷时间填写清楚。检查人由档案部门负责人填写。

4、案卷封面的填写

案卷封面一律用计算机打印，体式要一致，文字要规范，字迹要工整、清晰。

（1）封面第一空格内，填写“北京市司法局”全称；

（2）封面第二个空格内，填写各处室全称。

（3）封面第三个空格内，填写案卷标题。应将标题填写在栏中上部的中央位置。案卷标题应简明扼要，准确概括卷内所有文件材料的内容。一般由作者（全称）、问题、文种三部分组成，不得超过四十个字。

（4）文件的起止日期：分别填写卷内文件所属时间最早的一份文件和最晚的一份文件的日期。

（5）本卷件、页数：分别填写本卷总件数和总页数。

（6）保管期限：严格按照《北京市司法局文书档案保管期限表》规定的各类文件保管期限填写。

（7）归档号：由档案部门编写。

5、案卷的装订

案卷装订前去掉文件材料上的一切金属物，对破损文件或格式不一、大小不一的文件材料，要进行修补，裱贴和折叠。字迹已扩散或模糊不清的文件材料，应重新抄写和复制，并与原件一并立卷。卷内纸张大小应统一为A4。装订案卷必须牢固、整齐美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读、便于保管和利用。卷宗采用三孔一线的方法装订，统一使用档案局监制的“国标”卷皮，装订线统一采用白色中粗棉线绳。

四、文书档案目录的编制

1、档案移交（接收）登记簿的编制

档案移交（接收）登记簿是立卷单位向档案部门归档的移交清册。该归档的案卷应依次按照保管期限登记在移交清册目录内，一式二份，一份存档案科，一份处室存查。并以移交人（兼职档案员）和接收人（专职档案员）双方签字为准。

2、案卷目录的编制

案卷立好后，按问题重要程度进行排列，尽量保持案卷之间的联系，根据不同的保管期限，分别编写案卷目录，一式二份。

五、归档要求

1、各处室应在局办公室档案部门统一安排的归档时限内，将上一年度办理完毕的文件材料按立卷要求整理好，经办公室档案科检查后装订成册，经部门负责人签字后，移交局办公室档案部门。移交案卷时，交接双方根据目录进行查点，并履行签收手续。

2、会议文件应于会议结束后一个月内归档。

3、每年局办公室档案部门向机关通报各处室上一年度档案归档的情况。

六、本规定自发布之日起施行

 

 

 

北京市司法局基建档案管理办法

 

基建档案是我局档案的重要组成部分。为做好基建档案的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、工程维修改建、扩建中的作用，根据国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合我局实际情况，制定本办法。

一、归档范围

1、基建计划任务书、开工报告、批复、工程协议书、合同书、工程竣工总结。

2、建设用地、选址批件、建设用地红线图。

3、设计说明书、方案、图纸、施工组织、设计、施工、开工许可证。

4、公共设施现状资料，包括道路、给排水、供电、煤气、热力、电讯等市政公用设施资料和联系文件。

5、施工试验报告、记录、隐藏工程验收记录、设计变更洽商记录。

6、竣工验收报告，全部竣工图纸。

7、房屋翻修、改建和扩建、加层等申请报告，审批文件、图纸、合同、协议及其他。

二、整理原则

1、基建档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成使用过程中形成的，应当归档保存的文件材料。基建档案由基建部门在工程交工验收后，按基建项目整理、立卷、归档。由办公室档案科集中统一管理。

2、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分管范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向局基建办提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时现场指挥机构应向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

3、建设项目由我局基建办分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交局基建办汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

三、保管期限         

1、基建档案保管期限分为：永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

2、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、竣工文件作为永久保存。

3、可行性研究，任务书（如项目建议书及批复、项目评估等）作长期保管。

4、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要作为短期保管。

5、因基建档案材料复杂、具体划分参照市档案局制定的《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》。

四、归档时间

基建项目竣工后，即按上述要求在五个月内将档案整理后移交办公室档案科。

五、归档要求

1、归档的基建材料应当完整、准确、系统、分类明确、组卷合理，文字和图样材料可分别组卷。

2、归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写工具书写、绘制。

3、文件材料装订要做到整齐、美观、牢固、不掉、不压字，装订前要剔除金属物。

4、图纸材料按照总目录顺序装订。

5、凡移交办公室档案科的基建档案必须填写案卷目录、备考表。移交前填写移交目录后，由移交人和接收人分别签字。

六、本办法自发布之日起施行。2011年11月7日印发的《北京市司法局档案管理工作相关制度》中《北京市司法局基建档案管理办法》废止。

 

 

 

北京市司法局实物档案管理办法

 

实物档案是指市司法局在开展各项业务和社会中形成的反映一定时期工作面貌，并具有保存价值的实物材料，是我局档案的一个重要组成部分，应由办公室档案科统一保管。为了保证实物档案的齐全完整，便于保管和利用，特制定本办法。

一、收集范围

1、市级以上机关授予的奖状、奖章、奖杯、锦旗、匾额、荣誉证书等荣誉性实物；

2、局机关机构变动后已停止使用的机构印章；

3、外事交往中外宾赠送的资料和有意义的纪念品；

4、人大代表、政协委员、知名人士及外单位赠送的有意义的纪念品。

二、归档时间

各处室在各项工作中形成的实物档案应随时向档案部门移交归档，不得分散自行保存。移交时，有关部门应写好说明，包括：时间、实物单位（人）、在什么活动中产生等，并填写清单一式二份，交接双方各留一份备查。

三、整理方法

1、实物档案应按实物的归档时间登记造册。

2、实物档案应逐件拍摄照片保存，并附加文字说明。

四、保管期限

1、本局废止使用的公章、印章的印鉴作为永久保管。

2、上级机关奖励的各种实物作为长期保管。

3、名人字画作为长期保管。

4、各单位赠送的纪念品作为短期保管。

五、实物档案的保管

实物档案必须专柜保存，注意防火、防盗、防尘、防潮，不得擅自损毁。对有破损的实物，由业务处室自行负责保管。

六、档案的利用

1、编制实物档案的目录，帐簿检索工具，为查找利用提供方便。

2、如工作需要借用实物档案，用完后及时归还。

3、做好实物档案利用情况统计工作。

七、本办法自发布之日起施行。2011年11月7日印发的《北京市司法局档案管理工作相关制度》中《北京市司法局实物档案管理办法》废止。

 

 

北京市司法局声像档案管理办法

 

为加强声像档案管理，充分发挥其作用，特制定本办法。声像档案是我局在业务活动中形成的以摄录为手段，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。应由办公室档案科统一集中管理。

一、归档范围

以声音、图像为载体的，并辅以文字说明的全套声像材料（照片、底片、录音、磁带、录像磁带）;

1、上级机关领导及人大代表政协委员视察、检查指导本机关工作时形成的声像材料。

2、本系统，本局召开的党、政、职、团代会，领导干部会议，工作会议，各种专业会议所形成的声像材料。

3、反映本机关主要职能活动和工作成果，具有重大意义的声像材料。

4、本机关派代表出国考察，以及各外国代表团，港、澳、台参观访问团在京参观访问形成的声像材料，及本局组织参加的重要外事活动中形成的声像材料。

5、反映本机关活动的专题，录像片，纪录片及具有纪念意义的司法系统文体活动中形成的声像材料。

6、本机关重点工程基地原貌，奠基仪式，竣工落成典礼，建筑物外观等声像材料。

7、本机关各届党委、领导班子成员的照片材料。

8、本机关接受电台、电视台专访或在电台、电视台主题讲话等形成的声像材料。

9、其他需要归档的声像材料。

二、声像档案主要内容

1、声像材料整理必须保持它的系统性和完整性，将反映同一问题、同一活动材料收集齐全。

2、会议的声像材料，主要应有会场全景、主席台、会标、领导同志讲话、分组讨论或主要仪式、活动场面及重要讲话的录音。

3、上级视察的声像材料，应有会场全景，视察场面及主要视察人讲话的场面，重要讲话录音。

4、党委、领导班子成员的照片，应是正面免冠六寸彩色照片。

三、声像档案的归档要求

1、声像档案材料应详细记载活动的时间、地点、人物及摄录人等。

2、归档的声像材料应是原版、原件。

3、照片档案的底片、照片、文字说明齐全，底片与照片影像相符，相互联系的照片不能分散。

文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

事由——照片影像所反映事件，事物的情况，不加评论。

时间——事件发生的具体时间。

地点——事件发生或事物变化的具体地点。

人物——照片影像上主要人物的姓名、身份。

背景——对照片涉及的人和事进行说明。

摄影者——照片的拍摄单位和拍摄人。

以上要求文字简洁通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间（如：2006年4月10日）。一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。

4、照片要组成案卷，案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

5、录音、录像资料的归档要严格检查，录制内容要与实际相同，音质、图像要清晰，每盘每组录像带要有标签。

6、内容一般的录音带，并已整理成文字记录稿的只保存记录稿，注明整理人的姓名、时间，录音带可不保存，但内容重要的，查考利用价值较大的，必须同记录稿一并保存。

7、录音带、录像带、摄像带按年度—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

四、声像档案的归档时间

由各处（室）整理并编写说明，同文书档案一起每年六月底之前移交办公室档案部门。

五、声像档案的保管

1、入库后的声像档案，要远离磁场，立放在柜架上，至少每年要重绕一次，以免粘连、变形，断裂等现象发生，发现问题要及时采取补救措施。

2、声像档案的库房需密封，做到防火、防光、防尘、防磁、防热、防潮和防低温等，温度保持在15—25度，相对湿度在45—60%之间。

3、声像档案的保管期限分为永久、长期两种。

4、声像档案的利用需经办公室主任批准，任何部门或个人不得擅自借出、复制、消磁和涂改。

六、本办法自发布之日起施行。2011年11月7日印发的《北京市司法局档案管理工作相关制度》中《北京市司法局基建档案管理办法》废止。

 

 

北京市司法局会计档案管理办法

 

为加强北京市司法局会计档案的管理，建立健全会计档案制度，有效的保护和利用会计档案，规范会计档案的归档、保管、查阅、销毁，更好的为我局提供保存完整的会计原始资料，依据北京市财政局、北京市档案局2016年2月3日转发的《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局第79号令）<京财会[2016]169号>文制定本办法。

第一条  北京市司法局管理会计档案适用本办法。北京市司法局各直属单位可以参照本办法执行。

第二条  本办法所称会计档案是指我局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映我局经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  计财处和办公室主管我局会计档案工作，共同制定会计档案工作制度，对我局的会计档案实行监督和管理。

第四条  我局应当加强会计档案的管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。我局办公室档案工作人员及计财处档案管理人员负责管理我局的会计档案。

第五条  下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证和记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条  单位可以利用计算机、网络通讯等信息技术手段管理会计档案。

第七条  同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其它纸质会计档案的检索关系。

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的事故。

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计资料

第八条  满足本办法第七条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第九条  我局计财处会计人员应当按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由我局计财处临时保管一年，再移交办公室档案科保管，因工作需要推迟移交的，应征得办公室的同意。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条  计财处档案管理人员在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。局办公室在接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十二条  我局应按照严格相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

我局保管的会计档案一般不对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应严格按照规定办理相关手续，会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入的会计档案安全完整，并在规定时间内归还。

第十三条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条  各类会计档案的保管期限原则上按照本办法执行，本办法规定的保管期限为最低保管期限。

第十五条  我局计财处应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限，对保管期满，确无保存价值的会计档案，应当销毁。

第十六条  会计档案鉴定工作应当由计财处牵头，组织会计、办公室档案管理人员、纪检监察等人员共同进行。

第十七条  经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）办公室档案人员及计财处档案管理人员编制会计档案销毁清册，列明拟销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）单位负责人、办公室负责人、计财处负责人、经办人员在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）办公室档案人员负责组织会计档案的销毁工作，并与计财处档案管理人员共同监销，在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容逐一清点核对，在会计档案销毁后，在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由我局办公室和计财处共同派人员监销。

第十八条  保管期满但未结清的债权债务的会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计凭证应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十九条  我局因分立、撤销、解散等其他原因而终止的，在终止或办理注销手续前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定及财政部的《会计档案管理规定》处置。

第二十条  我局如果分立后原局存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

我局如果在分立后原局解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

在分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

第二十一条  我局如果和其他单位合并原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案应当由原各单位保管。

第二十二条  我局因工作需要与外单位之间交接会计档案时，应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的有关负责人负责监督，交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交，档案接收单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十三条  我局的会计档案及其复印件，需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十四条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十五条  如果委托中介机构代理记账，应该在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十六条  本办法自发布之日起施行。2011年11月7日印发的《北京市司法局档案管理工作相关制度》中《北京市司法局会计档案管理办法》废止。

 

附件：北京市司法局会计档案归档范围和保管期限表

 

附件

北京市司法局会计

档案归档范围和保管期限表