北京市公证协会关于印发《北京市公证协会行业约谈办法》的通知

(2017年11月1日 京公协字〔2017〕19号)

各公证处：

第五届北京市公证协会理事会第十一次会议审议通过了《北京市公证协会行业约谈办法》，现印发给你们，请遵照执行。

北京市公证协会

2017年11月1日

北京市公证协会行业约谈办法

第一章 总则

第一条 为了进一步加强和改进对全市公证机构、公证员以及公证员助理的监督指导工作，规范本市公证行业约谈工作，提高行业监管效率，依据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》、《北京市公证协会章程》和中国公证协会有关行业规范的规定，制定本办法。

第二条 市公证协会对公证机构、公证员和公证员助理实施行业约谈工作，适用本办法。

第三条 对公证机构、公证员和公证员助理的行业约谈(以下简称行业约谈)，是指市公证协会以约见、谈话等方式，督促、帮助公证机构建立、执行、完善各项内部管理制度；指导公证员、公证员助理规范执业行为，履行法定义务，调解其内部矛盾纠纷，听取其对行业的意见和建议。

第四条 市公证协会依职权和工作需要，规范开展行业约谈工作。市公证协会秘书处负责行业约谈工作具体实施。

第五条 行业约谈应坚持依法开展、程序规范、充分沟通、以理服人的原则。

第二章 行业约谈的情形

第六条 具有下列情形之一，市公证协会可进行业务指导谈话，了解情况，提示、督促其建立和完善相关制度，防范执业风险，严格执行有关规定：

(一)申请行政许可，办理许可事项前或过程中的；

(二)参加国家、本市重点工作或重大活动法律服务工作的；

(三)办理的公证事项涉及重大、敏感、群体性案事件的：

(四)执业活动可能存在重大风险隐患的；

(五)执业权利受到侵害，依法申请维权的；

(六)开拓新公证业务类型的；

(七)公证执业活动引发新闻媒体关注的。

第七条 有下列情形之一，市公证协会可进行执纪监督谈话，告知有关法律后果，并提出改进建议：

(一)执业不规范，可能存在违法违纪问题的；

(二)行为不当，造成不良影响，损害行业形象、行业声誉的；

(三)可能存在不履行法定义务情形的；

(四)年度考核中发现严重问题，可能给予“不合格”考核结果的；

(五)多次发生投诉问题的；

(六)私自发表不当言论，对行业形象造成不良影响的；

(七)其他需要进行执纪监督谈话的情形。

第八条 市公证协会开展行业约谈工作，可会同司法行政机关共同开展。

第九条 公证处内部管理混乱，发生矛盾纠纷，影响正常执业活动的，市公证协会可召集、约见相关当事人，通过说服教育、沟通协调，调解矛盾纠纷。

第十条 公证员、公证处相关人员可主动申请市公证协会进行行业约谈，帮助其化解内部矛盾。

第三章 行业约谈的程序和处理

第十一条 行业约谈的时间、地点由约谈机关确定。

第十二条 约谈公证机构的，由公证机构负责人参加。

约谈公证员、公证员助理的，由其所在公证机构通知被约谈人按照要求接受约谈。

第十三条 行业约谈前，约谈机关应确定参加人员，参加约谈人员不得少于两人。

第十四条 行业约谈时应明确告知约谈的时间、地点、约谈对象、约谈事项和要求提供的材料等情况。

第十五条 约谈人员应充分听取被约谈人陈述、情况说明，开展政策、法律、法规宣传教育。发现被约谈人存在问题的应明确指出，明示法律后果，并提出整改要求和整改期限。

第十六条 约谈人员应对约谈情况进行记录，经被约谈人同意，可采取录音、录像等方式记录。约谈人员、被约谈人应在笔录上签名或盖章。被约谈人拒绝签字、盖章的或不能签字、盖章的，约谈人员应在笔录中注明。

第十七条 行业约谈结束后，市公证协会可根据约谈情况，向被约谈人下达《整改建议书》，指导督促被约谈人规范制度，依法开展活动。

第十八条 行业约谈中发现被约谈人的行为构成行业纪律处分的，应按照行业纪律处分程序办理。构成行政处罚的，应建议市司法行政机关给予行政处罚。

第十九条 被约谈人应按照《整改建议书》的意见进行整改。整改期满后应向市公证协会提交书面整改报告，并接受市公证协会安排的实地检查和整改回访。被约谈人为公证员、公证员助理的，由其所在公证机构监督整改。

第二十条 被约谈人无正当理由，不按要求参加行业约谈或者不落实整改要求的，市公证协会应予行业纪律处分，并记入会员执业信用档案。

第二十一条 市公证协会应建立行业约谈工作档案，完整保存约谈通知、约谈记录、被约谈人提供的有关证据及有关工作文件等材料。

第四章 附则

第二十二条 本办法由北京市公证协会解释。

第二十三条 本办法自2017年11月1日起施行。